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辦公室5S管理技巧

發布時間:2020-04-09發布作者: 6S咨詢服務中心 關注人數:



6S咨詢服務中心5S管理咨詢公司概述:辦公室作為企業的重要工作場所,是企業推進5S管理的重要關注點。常常聽見辦公室的員工抱怨工作總不能及時干完,排除工作飽和度的因素,其實造成工作總是不能高效完成的原因還包括缺乏條理性的工作方法。下面來看看5S管理是如何解決這一問題的。

辦公室5S管理

辦公室5S管理

一、紙質文件的5S管理

在辦公室里,公文包、名片盒、紙質文檔等一大堆實物,一張桌子如何做好5S管理?

1、存放有序,固定位置

在辦公室內,各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內,貼上標簽;或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內的相應位置,這體現5S管理整理、整頓兩方面的內容。

2、電腦文件的5S管理

除了紙質檔文件檔案等需要處理,電腦里的資料若之前沒有處理好,太雜亂怎么辦?根據平時遇到的問題,我們來看看對應的解決方法。

(1)要刪的文件暫時先留著

問題:剛刪掉文件就后悔,或幾天后發現它還有用。

解決:在桌面建一個“臨時文件夾”,暫時沒用的都扔進去,一段時間(一個月)后集中處理;若非永久性刪除可在回收站找到,回收站可定期清空,清空前查看是否有意外刪除的文件。

(2)隨時做好PlanB

問題:總是找不到要找的東西。

解決:列出已有物品的清單,存于某個地方(如備忘錄)。

(3)將經常使用的文件夾放到桌面

問題:找文件耗時,全放桌面又占內存。

解決:在桌面創建快捷方式。

(4)電子文件建檔

問題:電子文件胡亂放置。

解決:選擇一個常用的電腦盤(如D盤、E盤等),建立文件夾,對每一電子文件進行詳細命名,之后按照自己的分類習慣(如時間、用途、部門等)歸檔同一類型文件。

(5)定期備份資料

問題:突如其來的情況導致電腦故障,資料全失。

解決:每周或每月及時備份,備份途徑為云備份或移動硬盤備份。

3、名片的5S管理法

在實際商務接洽中難免會接收到許多名片,這些名片作為重要拓展資源該如何妥當處理?

(1)在名片上寫清詳細信息

問題:拿著一張名片(或點開微信好友),卻無法記起他是誰。

解決:在名片背后(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息,如認識日期、接觸場所、對方特征、介紹人等。

(2)手機號碼備注要詳細

問題:某人電話來了,他到底是誰?

解決:以[公司名稱/職位+姓名]的方式作為備注名稱。

二、筆記5S管理

通過筆記整理每日沖擊大腦的各類信息,理清思路,明確發展的方向。此外,整理筆記也有助于進發出更多的靈感與創意。

1、準備2個筆記本

問題:那場會議記錄記在哪個筆記本里了?

解決:只要兩個筆記本,一本做重要任務制定,一本做各種記錄。

2、給用過的筆記本制作索引

問題:咦,這個筆記本是什么時候寫的?

解決:在筆記本第二頁記下寫筆記的時間,重要主題。

3、給筆記本足夠的留白

問題:糟糕,沒地方寫了!

解決:開始就在筆記本上劃出一條直線,右邊的空白不能現在寫,隨時空出一行。

4、以金字塔原理記筆記

問題:看完一遍筆記,找不到重點。

解決:做完筆記后,在筆記頂部寫下結論。

5、利用“5W2H”整理重點內容

問題:記錄的信息不到位,忽略了某些要點。

解決:做筆記要有框架:誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)-地點(WHERE)?用了多少錢(HOWMUCH)?

6、將“PDCA”運用到5S管理中

問題:總是做錯,卻還是會在下次犯同樣的錯。

解決:按照Plan(計劃)→Do(執行)→Check(回顧)→Action(改善)去記下來,用心去總結,找提升方法。

 

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